Zwangsvollstreckung und Inkasso können sich lange hinziehen, und manchmal müssen Sie Monate oder Jahre später auf ein Gespräch zurückgreifen. Mit Asistan34 können Gesprächsaufzeichnungen 10 Jahre und länger aufbewahrt werden.
Langfristige Speicherung von Sprachaufzeichnungen
Gespräche, die in Ihrem Call-Center geführt und entgegengenommen werden, werden aufgezeichnet. Die Aufbewahrungsdauer der Aufzeichnungen lässt sich auf 10 Jahre und länger ausdehnen. Tauchen Fragen oder Meinungsverschiedenheiten zu einer älteren Akte auf, können Sie frühere Gespräche erneut anhören.
Was bringt Ihnen diese Funktion?
- Nachträglich überprüfen, wann und wie ein Gespräch mit einem Schuldner verlaufen ist.
- Die Gesprächsqualität der Mitarbeitenden rückblickend beurteilen.
- Eine Grundlage für Rückfragen von Mandanten schaffen.
- Echte Gesprächsbeispiele für Schulungen und Qualitätsarbeit nutzen.
Sicherheit zusammen mit dem Sicherungssystem
Sprachaufzeichnungen werden im Rahmen des integrierten Sicherungssystems von Asistan34 auf Hardwareebene gesichert. Mit der FTP-Sicherung können sie zusätzlich in einer anderen Umgebung aufbewahrt werden. Das verringert das Risiko, über viele Jahre gesammelte Aufzeichnungen zu verlieren.
Bedeutung für Anwaltskanzleien
Für Anwaltskanzleien dienen Gesprächsaufzeichnungen als Dokumentation des geführten Verfahrens. Wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt werden und wie darauf zugegriffen wird, sollte nach dem Bedarf der Kanzlei geplant werden. Wir empfehlen, Ihre Pflichten zur Aufbewahrung im Rahmen der geltenden Vorschriften und Ihrer Verträge selbst zu prüfen.
Einfacher Zugriff auf Aufzeichnungen
Langfristig gespeicherte Aufzeichnungen sind nur dann wertvoll, wenn man sie bei Bedarf auch findet. Da Gespräche in Asistan34 im Call-Center-System vorgehalten werden, benötigen Sie keine separate Archivlösung, um ein früheres Gespräch aufzurufen. So werden sowohl die tägliche Qualitätskontrolle als auch ein Bedarf, der erst Jahre später entsteht, über dasselbe System abgedeckt. Da der Speicherbedarf mit der Aufbewahrungsdauer wächst, ist es wichtig, dies von Anfang an zu planen. Die langfristige Aufbewahrung unterstützt zudem die Disziplin Ihrer Kanzlei, Qualitäts- und Prozessunterlagen geordnet zu führen.
Um Aufbewahrungsdauer und Speicherbedarf gemeinsam zu planen, fordern Sie gern eine Demo an.