Gehen zu Stoßzeiten mehrere Anrufe gleichzeitig ein, schadet ein Besetztzeichen oder stilles Warten dem Vertrauen des Anrufers in Ihre Kanzlei. Die Warteschlangenverwaltung von Asistan34 ordnet eingehende Anrufe auf der IP-Telefonanlage (PBX) in eine Warteschlange ein und leitet sie geordnet an freie Mitarbeitende weiter.
Gesteuertes Warten statt Besetztzeichen
Sind die Personen, an die der Anruf weitergeleitet werden soll, belegt, wird der Anruf angenommen und der Anrufer in die Warteschlange eingereiht. Statt Stille kann während der Wartezeit Musik abgespielt werden. Auf Wunsch lässt sich auch eine individuelle Ansage einspielen, zum Beispiel „Sie sind Nummer 2 in der Warteschlange“ oder „Wir entschuldigen uns für die Wartezeit, Ihr Anruf wird an den nächsten freien Ansprechpartner weitergeleitet“.
Was die Warteschlangenverwaltung bietet
- Einreihen eingehender Anrufe und Weiterleitung an freie Mitarbeitende.
- Wartemusik und individuelle Warteansagen.
- Nutzung zusammen mit Begrüßungsansage und Tastenwahl.
- Zeitsteuerung nach Geschäftszeiten und Ansage außerhalb der Geschäftszeiten.
Ordnung im Call-Center Ihrer Anwaltskanzlei
Schuldner, die eine Zahlungserinnerung erhalten, Einspruch erheben oder Auskunft wünschen, rufen oft zu denselben Zeiten an. Dank der Warteschlange geht kein Anruf verloren, und Ihre Mitarbeitenden nehmen die Anrufe der Reihe nach und geordnet entgegen. Da Rufnummer und zugehörige Schuldnerakten auf dem Bildschirm erscheinen, beginnt das Gespräch gut vorbereitet. Einen Bericht über Anrufer außerhalb der Geschäftszeiten erhalten Sie zu Arbeitsbeginn und können zurückrufen.
Anruferlebnis zu Stoßzeiten
Wer ans Telefon geht, ist das Gesicht der Kanzlei. Wird ein Anruf mit Stille oder Besetztzeichen empfangen, leidet der erste Eindruck des Anrufers. Mit der Warteschlangenverwaltung weiß der Anrufer, dass sein Anruf eingegangen ist und wo er steht, was die Wahrscheinlichkeit eines Abbruchs verringert. Intern wird der Telefonverkehr berechenbarer, und gleichzeitig eingehende Anrufe sorgen nicht mehr für Durcheinander. Wird die Warteschlangenverwaltung zusammen mit Geschäftszeiten und Begrüßungsansage geplant, erhält Ihr gesamtes Call-Center einen einheitlichen Ablauf.
Die Warteschlangenverwaltung ist Teil der Integration der Telefonanlage. Um gemeinsam eine zu Ihrem Anrufaufkommen passende Lösung zu entwickeln, fordern Sie gern eine Demo an.