Yoğun saatlerde aynı anda birden fazla çağrı geldiğinde meşgul tonu ya da sessiz bekleme, arayanın ofisinize olan güvenini zedeler. Asistan34 kuyruk yönetimi, IP santral üzerinden gelen çağrıları sıraya alarak müsait temsilcilere düzenli biçimde ulaştırır.
Meşgul tonu yerine yönetilen bekleme
Aktarılacak kişi ya da kişiler meşgulse gelen arama yanıtlanır ve arayan sıraya alınır. Bekleme süresinde sessizlik yerine müzik dinletilebilir. İsterseniz kişiselleştirilmiş bir mesaj da iletebilirsiniz; örneğin "Bekleyenler arasında 2. sıradasınız" ya da "Sizi beklettiğimiz için özür dileriz, çağrınızı en kısa sürede müsait olan yetkiliye aktaracağız" gibi.
Kuyruk yönetiminin sağladıkları
- Gelen çağrıların sıraya alınması ve müsait temsilcilere aktarılması.
- Bekleme müziği ve kişiselleştirilmiş bekleme anonsları.
- Karşılama mesajı ve tuşlamalı yönlendirme ile birlikte kullanım.
- Mesai saatlerine uyumlu çalışma ve mesai dışı anonsu.
Hukuk bürosu çağrı merkezi için düzen
Ödeme hatırlatması, itiraz ya da bilgi almak isteyen borçlular çoğu zaman aynı saatlerde arar. Kuyruk yapısı sayesinde hiçbir çağrı kaybolmaz, çalışanlarınız çağrıları sırayla ve düzenli biçimde karşılar. Arayan numara ve ilgili borçlu dosyaları ekranda göründüğü için görüşmeye hazırlıklı başlanır. Mesai dışında arayanların raporunu mesai başlangıcında alıp geri arama ile dönüş yapabilirsiniz.
Yoğun saatlerde müşteri deneyimi
Telefona yanıt veren taraf, büronun ön yüzüdür. Çağrının sessizlikle ya da meşgul tonuyla karşılanması, arayanın ofis hakkındaki ilk izlenimini olumsuz etkiler. Kuyruk yönetimi ile arayan, çağrısının alındığını ve sırasını bilir; bu da çağrının yarıda bırakılma olasılığını azaltır. Ofis içinde ise telefon trafiği daha öngörülebilir hale gelir, çalışanlar aynı anda gelen çağrılar nedeniyle karmaşa yaşamaz. Kuyruk yönetimi, mesai saatleri ve karşılama anonsuyla birlikte planlandığında çağrı merkezinizin tamamına tutarlı bir akış kazandırır.
Kuyruk yönetimi, IP santral entegrasyonunun parçasıdır. Çağrı yoğunluğunuza uygun bir yapıyı birlikte kurgulamak için demo talep edebilirsiniz.