In einer Kanzlei, die Zwangsvollstreckungsverfahren betreibt, dreht sich ein großer Teil des Tages um dieselbe Frage: „Was gibt es Neues in unseren Akten?“ Ein neuer Zustellungsvermerk, eine Entscheidung des Vollstreckungsamts, eine Pfändungsantwort einer Bank, ein Zahlungseingang … Bei einigen Dutzend Akten lässt sich das noch einzeln prüfen. Sobald der Bestand in die Hunderte oder Tausende geht, wird das Öffnen jeder einzelnen Akte zu einer der teuersten Aufgaben der Kanzlei.
Dieser Beitrag erklärt, wie die Aktensuche im UYAP-Anwaltsportal (Avukat Portal) funktioniert, was das Portal bei der sogenannten „Sammelabfrage“ tatsächlich bietet und was nicht, und wo die manuelle Methode an ihre Grenzen stößt.
So funktioniert die Aktensuche im Anwaltsportal
Das UYAP-Anwaltsportal ist unter avukat.uyap.gov.tr erreichbar. Im 2024 neu gestalteten Portal erfolgt die Anmeldung über den Browser; laut Mitteilungen der Anwaltskammern aus dem Jahr 2026 ist die Anmeldung inzwischen über die Adalet E-İmza Uygulaması (E-Signatur-Anwendung des Justizministeriums) oder die Anmeldung über e-Devlet möglich. Nach der Anmeldung erreichen Sie Ihre Akten auf mehreren Wegen:
- Suchfeld auf der Startseite: Gesucht werden kann nach Name der Partei, Aktenzeichen, Name der Behörde bzw. des Gerichts oder Menüname.
- Kurzwege nach Aktenart: Für Zivil-, Straf- und Vollstreckungsakten gibt es eigene Kurzwege.
- Aktensuche: Akten, in denen Sie als Bevollmächtigter auftreten, werden nach den angebotenen Kriterien (etwa Behörde, Aktenstatus und Zeitraum) aufgelistet.
Öffnen Sie eine Akte aus der Liste, zeigt die Kartenansicht des neuen Portals Parteiangaben, Dokumente, Verfahrensverlauf und Zahlungseingänge auf einer Seite. UDF- und andere Dokumente lassen sich ohne Herunterladen in der Vorschau ansehen. Für die Prüfung einer einzelnen Akte ist das sehr praktisch.
Was bedeutet „Sammelabfrage“ im Portal?
Hier lohnt sich eine Unterscheidung. Das Portal kann Ihre Akten gesammelt auflisten; um aber den aktuellen Stand, neue Dokumente oder Abfrageergebnisse zum Schuldner zu sehen, müssen Sie in der Regel jede Akte einzeln öffnen. Abfragen bei Behörden wie MERNİS (Melderegister), SGK (Sozialversicherung), EGM (Fahrzeugregister) und TAKBİS (Grundbuch) erfolgen ebenfalls je Akte, und die Ergebnisse werden in der jeweiligen Akte angezeigt.
Es überrascht daher nicht, dass genau dieser Punkt in den Berichten und Vorschlägen des Türkischen Anwaltskammerverbands zu UYAP zu den am häufigsten genannten Anliegen gehört: Ohne Sammelabfrage muss jede Vollstreckungsakte einzeln geprüft werden. Wenn Kanzleien von „Sammelabfrage in UYAP“ sprechen, meinen sie deshalb meist einen Ablauf aus Auflisten, Akte für Akte prüfen und Ergebnisse irgendwo festhalten.
So läuft die manuelle Methode meist ab
In vielen Kanzleien sieht die Routine ungefähr so aus:
- Die Aktenliste wird in einer Excel-Tabelle geführt (Mandant, Schuldner, Vollstreckungsamt, Aktenzeichen).
- Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter öffnet die Akten im Portal nacheinander und prüft Verfahrensverlauf und neue Dokumente.
- Bei Bedarf werden in der Akte Schuldnerabfragen durchgeführt und die Ergebnisse als Screenshot oder Notiz festgehalten.
- Die Ergebnisse werden von Hand in Excel oder ein anderes System der Kanzlei übertragen.
- Die Anwältin oder der Anwalt entscheidet anhand dieser Notizen über den nächsten Schritt (Zustellung, Pfändungsantrag, Information an den Mandanten).
Bei wenigen Akten funktioniert das. Die Probleme entstehen, wenn das Volumen wächst.
Die Grenzen der manuellen Methode
1. Zeit
Eine einfache Rechnung: Selbst wenn das Öffnen, Prüfen, gegebenenfalls Abfragen und Notieren nur 2–3 Minuten pro Akte dauert, bedeutet ein Bestand von 1.000 Akten 30 bis 50 Stunden Arbeit. Und das ist keine einmalige Aufgabe: Akten leben, die Prüfung muss regelmäßig wiederholt werden.
2. Fehler und übersehene Prüfungen
Bei langen, sich wiederholenden Arbeiten lässt die Aufmerksamkeit nach. Eine Akte wird übersprungen, eine Notiz landet in der falschen Zeile, zwei Schuldner mit ähnlichen Namen werden verwechselt. In der Vollstreckung kehren solche kleinen Fehler als versäumte Frist oder als Antrag gegen den falschen Schuldner zurück.
3. Informationen veralten schnell
Eine von Hand erstellte Tabelle beginnt in dem Moment zu veralten, in dem sie fertig ist. Eine Zahlung oder ein Zustellungsvermerk, der am Montag noch nicht da war, kann am Mittwoch in der Akte stehen. Je größer der Abstand zwischen der Tabelle, auf die sich die Kanzlei stützt, und dem tatsächlichen Stand in UYAP, desto höher das Risiko eines falschen Schritts.
4. Engpass einer einzigen E-Signatur und Sicherheitsregeln
Der Zugang zum Portal ist an die persönliche E-Signatur der Anwältin oder des Anwalts gebunden. Laut in der Presse wiedergegebenen Mitteilungen des Ministeriums können gleichzeitige Anmeldeversuche mit derselben E-Signatur von verschiedenen Standorten oder IP-Adressen sowie Vorgänge schneller als in menschlichem Tempo eine Sicherheitssperre auslösen und den Zugang vorübergehend für mehrere Stunden sperren. Die Arbeit auf mehrere Personen zu verteilen, die gleichzeitig dieselbe Signatur verwenden, ist daher weder nach den Regeln noch praktisch eine Lösung.
5. Keine Auswertungen
Aus handschriftlichen Notizen lassen sich Fragen wie „In wie vielen Akten hat sich diesen Monat die Adresse geändert?“ oder „Welche Schuldner haben eine neue Arbeitsstelle?“ kaum beantworten. Die Berichte, die Kanzleileitung und Mandanten erwarten, erfordern zusätzlichen Aufwand.
6. Datensicherheit
Schuldneradressen, Arbeitgeberangaben und Fahrzeugdaten sind personenbezogene Daten. Sie in Excel-Dateien aufzubewahren, die als E-Mail-Anhang zirkulieren und in Kopien auf verschiedenen Rechnern liegen, ist auch nach dem türkischen Datenschutzgesetz (KVKK) ein Risiko.
Tipps für eine strukturierte Prüfroutine
Unabhängig vom eingesetzten Werkzeug verringern die folgenden Grundsätze den Aufwand:
- Akten gruppieren: Bilden Sie Gruppen nach Mandant, Verfahrensstand (Zustellung ausstehend, rechtskräftig, Pfändungsphase) und Forderungshöhe. Jede Gruppe kann einen eigenen Prüfrhythmus haben.
- Prüfkalender festlegen: Akten mit ausstehender Zustellung werden häufig geprüft, lange ruhende Akten seltener.
- Einen einzigen Ablageort nutzen: Abfrageergebnisse und Notizen gehören in ein System und sind mit der Akte verknüpft; dieselbe Information in drei verschiedenen Tabellen sorgt für Verwirrung.
- Für jedes Ergebnis den nächsten Schritt definieren: Regeln wie „Adresse geändert – Zustellung an die neue Adresse“ oder „SGK-Eintrag vorhanden – Lohnpfändung beantragen“ verwandeln Prüfergebnisse direkt in eine Aufgabenliste.
- Zuständigkeiten klären: Es muss feststehen, wer für die Prüfung welcher Gruppe verantwortlich ist, und Vorgänge sollten protokolliert werden.
Auch beim Einsatz von Automatisierungswerkzeugen sind die Sicherheitsregeln des Portals zu beachten. Die E-Signatur ist persönlich; zu wissen, welche Vorgänge damit ausgeführt werden, und diese nachvollziehbar zu halten, liegt in der Verantwortung der Anwältin oder des Anwalts.
So erleichtert Asistan34 diese Arbeit
Asistan34 entwickelt seit 2010 Callcenter-, CRM- und UYAP-Integrationslösungen speziell für Anwalts- und Vollstreckungskanzleien. Heute nutzen mehr als 500 Kanzleien in allen 81 Provinzen der Türkei Asistan34. Mit der UYAP-Integration hängen die zeitaufwendigsten Teile der Aktenprüfung nicht mehr vom Durchklicken einzelner Bildschirme ab:
- MERNİS-Adress-, SGK- und EGM-Abfragen zu den Schuldnern in Akten, an denen Sie beteiligt sind, lassen sich gesammelt durchführen.
- Wenn Sie Asistan34 CRM nutzen, werden die Ergebnisse automatisch der Schuldnerakte hinzugefügt, und Ihre Mitarbeitenden sehen sie während des Gesprächs. Ohne CRM erhalten Sie die Ergebnisse als Excel-Liste und PDF-Dokument.
- Sammelverfahren und Sammelanträge sowie Belastungsberichte werden in derselben Struktur verwaltet.
So liegen Prüfergebnisse nicht mehr in verstreuten Tabellen, sondern in einem mit der Akte verknüpften Datensatz, aus dem auch die Auswertungen entstehen. Für diese Vorgänge brauchen Sie lediglich die eigene UYAP-E-Signatur der Anwältin oder des Anwalts.
Um eine Lösung zu besprechen, die zu Ihrem Bestand und Ihrer Arbeitsweise passt, nehmen Sie Kontakt mit uns auf oder fordern Sie eine Demo an. Details zu Schuldnerabfragen finden Sie in unserem Beitrag zum Beschleunigen von MERNİS-, SGK- und EGM-Abfragen.