İcra takibi yürüten bir ofiste günün önemli bir bölümü aynı soruya cevap aramakla geçer: “Dosyalarımızda yeni ne var?” Yeni bir tebligat şerhi, icra müdürlüğünden gelen bir karar, bankadan dönen bir haciz cevabı ya da yatan bir tahsilat… Dosya sayısı birkaç düzineyken bunları tek tek kontrol etmek mümkündür. Ancak dosya sayısı yüzlerle, binlerle ifade edilmeye başladığında dosyaları tek tek açarak ilerlemek ofisin en pahalı işlerinden biri hâline gelir.
Bu yazıda UYAP Avukat Portal’da dosya sorgulamanın nasıl işlediğini, “toplu sorgulama” denildiğinde portalın gerçekte neyi sağlayıp neyi sağlamadığını ve manuel yöntemin hangi noktada tıkandığını anlatıyoruz.
Avukat Portal’da dosya sorgulama nasıl işler?
UYAP Avukat Portal’a avukat.uyap.gov.tr adresinden erişilir. 2024’te yenilenen portalda giriş tarayıcı üzerinden yapılır; baroların 2026 duyurularına göre giriş artık Adalet E-İmza Uygulaması ya da e-Devlet ile Giriş seçenekleriyle sağlanıyor. Giriş yaptıktan sonra dosyalarınıza birkaç yoldan ulaşabilirsiniz:
- Ana sayfadaki arama alanı: Taraf adı ve soyadı, dosya numarası, birim adı ya da menü adıyla arama yapılabilir.
- Dosya türüne göre kısa yollar: Hukuk, ceza ve icra dosyaları için ayrı kısa yollar bulunur.
- Dosya sorgulama ekranı: Vekili olduğunuz dosyalar, ekranın sunduğu kriterlere (yargı birimi, dosya durumu, tarih aralığı gibi) göre listelenir.
Listeden bir dosyayı açtığınızda yeni portalın kart görünümünde taraf bilgileri, evraklar, safahat ve tahsilat bilgileri tek sayfada görüntülenir. UDF ve diğer evrak türleri indirilmeden önizlenebilir. Tek bir dosyayı incelemek için bu yapı oldukça kullanışlıdır.
“Toplu sorgulama” portalda ne anlama gelir?
Burada bir ayrımı netleştirmek gerekir. Portal, dosyalarınızı toplu olarak listeleyebilir; ancak her dosyanın güncel durumunu, yeni evrakını ya da borçluya ilişkin sorgu sonuçlarını görmek için çoğu zaman dosyanın içine tek tek girmeniz gerekir. MERNİS, SGK, EGM, TAKBİS gibi kurum sorguları da dosya bazında yapılır ve sonuçlar o dosyanın içinde görüntülenir.
Türkiye Barolar Birliği’nin UYAP’a ilişkin öneri raporlarında avukatların en sık dile getirdiği konulardan birinin tam da bu olması şaşırtıcı değildir: Toplu sorgu seçeneği olmadığında her icra dosyasının ayrı ayrı kontrol edilmesi gerekir. Bu nedenle “UYAP’ta toplu dosya sorgulama” denildiğinde çoğu ofisin kastettiği şey, aslında listeleme + dosya dosya kontrol + sonuçların bir yere not edilmesinden oluşan bir iş akışıdır.
Manuel yöntem genellikle nasıl yürütülür?
Pek çok ofiste kurulmuş düzen aşağı yukarı şöyledir:
- Dosya listesi bir Excel tablosunda tutulur (müvekkil, borçlu, icra dairesi, esas numarası).
- Bir çalışan portalda dosyaları sırayla açar, safahatı ve yeni evrakı kontrol eder.
- Gerekirse dosyada borçlu sorguları yapılır, sonuçlar ekran görüntüsü ya da not olarak alınır.
- Bulgular Excel’e veya ofisin kullandığı başka bir sisteme elle aktarılır.
- Avukat, bu nota bakarak bir sonraki adımı (tebligat, haciz talebi, müvekkile bilgi) belirler.
Bu yöntem az sayıda dosyada işe yarar. Sorun, ölçek büyüdükçe ortaya çıkar.
Manuel yöntemin sınırları
1. Zaman
Basit bir hesap yapalım: Bir dosyayı açıp kontrol etmek, gerekirse sorgu yapıp not almak dosya başına yalnızca 2–3 dakika sürse bile, 1.000 dosyalık bir portföy için bu 30 ila 50 saatlik bir iş demektir. Üstelik bu iş bir kez yapılıp bitmez; dosyalar canlıdır ve kontrol düzenli aralıklarla tekrarlanmak zorundadır.
2. Hata ve eksik kontrol riski
Uzun ve tekrarlayan işlerde dikkat düşer. Bir dosyanın atlanması, notun yanlış satıra yazılması ya da benzer isimli iki borçlunun karıştırılması sıkça yaşanan hatalardır. İcra takibinde bu küçük hatalar, kaçırılan bir süre ya da yanlış borçluya gönderilen bir talep olarak geri döner.
3. Bilginin çabuk eskimesi
Elle derlenen bir tablo, hazırlandığı anda eskimeye başlar. Pazartesi yapılan kontrolde görünmeyen bir tahsilat ya da tebligat şerhi, çarşamba günü dosyada olabilir. Ofisin karar verirken baktığı tablo ile UYAP’taki gerçek durum arasındaki fark büyüdükçe yanlış adım atma ihtimali artar.
4. Tek e-imza darboğazı ve güvenlik kuralları
Portala erişim avukatın kişisel e-imzasına bağlıdır. Basına yansıyan Bakanlık duyurularına göre aynı e-imzayla farklı konum ya da IP adreslerinden eş zamanlı giriş denenmesi veya sistemde insan hızının üzerinde işlem yapılması güvenlik kilidini devreye sokabiliyor ve erişim birkaç saat süreyle geçici olarak engellenebiliyor. Yani işi birden fazla kişiye bölüp aynı anda aynı imzayla çalışmak hem kurallar hem de pratik açısından bir çözüm değildir.
5. Raporlanamama
Elle tutulan notlardan “Bu ay kaç dosyada adres değişti?”, “Hangi borçlular yeni bir işe girdi?” gibi soruların cevabını çıkarmak zordur. Yöneticinin ve müvekkilin beklediği raporlar ayrı bir emek gerektirir.
6. Veri güvenliği
Borçlu adresleri, işyeri bilgileri ve araç kayıtları kişisel veridir. Bu bilgilerin e-posta ekleriyle dolaşan, farklı bilgisayarlarda kopyaları bulunan Excel dosyalarında tutulması KVKK açısından da risk oluşturur.
Daha düzenli bir kontrol rutini için öneriler
Hangi aracı kullanırsanız kullanın, aşağıdaki ilkeler kontrol yükünü hafifletir:
- Dosyaları gruplayın: Müvekkil, takip aşaması (tebligat bekleyen, kesinleşen, haciz aşamasında) ve borç tutarına göre gruplar oluşturun. Her grubun kontrol sıklığı farklı olabilir.
- Kontrol takvimi belirleyin: Tebligat bekleyen dosyalar sık, uzun süredir hareketsiz dosyalar daha seyrek kontrol edilebilir.
- Tek bir kayıt yeri kullanın: Sorgu sonuçları ve notlar tek bir sistemde, dosyayla ilişkili olarak tutulmalı; aynı bilginin üç farklı tabloda bulunması kafa karıştırır.
- Sonuca göre sonraki adımı tanımlayın: “Adres değiştiyse yeni adrese tebligat”, “SGK kaydı çıktıysa maaş haczi talebi” gibi kurallar, kontrol sonucunu doğrudan iş listesine dönüştürür.
- Sorumluluğu netleştirin: Her grubun kontrolünden kimin sorumlu olduğu belli olmalı; işlemler kayıt altında tutulmalıdır.
Otomasyon araçları kullanırken de portalın güvenlik kurallarını dikkate almak gerekir. E-imza avukatın şahsına özgüdür; imzayla hangi işlemlerin yapıldığını bilmek ve bunları izlenebilir tutmak avukatın sorumluluğundadır.
Asistan34 ile bu iş nasıl kolaylaşır?
Asistan34, 2010’dan bu yana avukatlık ve icra ofislerine özel çağrı merkezi, CRM ve UYAP entegrasyonu çözümleri geliştiriyor. Bugün 81 ilde 500’ü aşkın ofis Asistan34’ü kullanıyor. UYAP entegrasyonu sayesinde dosya kontrolünün en çok zaman alan kısımları tek tek ekran gezmekten çıkar:
- Taraf olduğunuz dosyaların borçlularına ait MERNİS adres, SGK ve EGM sorguları toplu olarak yürütülebilir.
- Asistan34 CRM kullanıyorsanız sorgu sonuçları borçlunun dosyasına otomatik eklenir ve arama yapan temsilcileriniz bu bilgiyi görüşme sırasında görür. CRM kullanmıyorsanız sonuçları Excel listesi ve PDF doküman olarak alabilirsiniz.
- Toplu takip ve toplu talep işlemleri ile takyidat raporları aynı yapı içinde yönetilir.
Böylece kontrol sonuçları dağınık tablolarda değil, dosyayla ilişkili tek bir kayıtta tutulur; raporlama da bu kayıt üzerinden yapılır. İşlemler için ihtiyacınız olan, avukatın kendi UYAP imzasıdır.
Portföyünüzün büyüklüğüne ve çalışma düzeninize uygun kurguyu birlikte değerlendirmek için bizimle iletişime geçebilir ya da demo talep edebilirsiniz. Borçlu sorgularının ayrıntıları için MERNİS, SGK ve EGM sorgularını hızlandırma yazımıza da göz atabilirsiniz.