Kurumsal müvekkillerle çalışan icra ofisleri için takip açmak tek tek yapılan bir iş değildir. Bir banka, bir abonelik şirketi ya da bir finans kuruluşu aynı anda yüzlerce dosyayı takibe vermek isteyebilir. Takip açıldıktan sonra da iş bitmez: Tebligat, haciz, adres araştırması, masraf gibi talepler her dosyada tekrar tekrar hazırlanıp gönderilir.
Bu yazıda UYAP’ta takip açılışının nasıl işlediğini, çok sayıda dosyanın bir arada nasıl başlatılabileceğini ve takip sonrasındaki tekrarlayan talepleri daha düzenli göndermenin yollarını ele alıyoruz.
Avukat Portal’da takip açılışı nasıl işler?
UYAP Avukat Portal üzerinden ilamlı ve ilamsız icra takibi başlatılabilir. Takip açılışında taraf bilgileri (alacaklı, borçlu, vekil), alacak kalemleri, faiz bilgileri ve takip yolu girilir; harç ve masraflar portal üzerinden ödenir ve dosya ilgili icra müdürlüğüne kaydedilir.
Tek bir takip için bu ekranlar yeterlidir. Ancak her dosya için formu baştan doldurmak, yüzlerce dosyada hem çok zaman alır hem de veri girişi hatalarına açıktır.
Toplu takip açılışı: Verinin dosyayla gelmesi
Çok sayıda takip için kullanılan yöntem, takip bilgilerinin elle girilmesi yerine UYAP’ın belirlediği formatta hazırlanmış bir veri dosyasıyla aktarılmasıdır. Adalet Bakanlığı’nın e-takip dokümanlarında tarif edilen bu yapıda takip bilgileri XML formatında hazırlanır ve takip açılışı bu verilere dayanılarak yapılır. Böylece aynı bilgiler her dosyada yeniden yazılmaz.
Formatın ayrıntıları zaman içinde güncellenebilir. Örneğin şirket borçlular için MERSİS numarasının XML içinde taşınması sonradan eklenen bir gereklilik olmuştur. Bu nedenle XML dosyasını üreten yazılımın güncel formata uygun olması önemlidir.
Merkezi Takip Sistemi (MTS)
Abonelik sözleşmelerinden doğan belirli para alacakları için 7155 sayılı Kanun’la Merkezi Takip Sistemi getirilmiştir. Kapsama giren alacaklarda takipler bu sistem üzerinden başlatılır. Abonelik alacaklarıyla çalışan ofisler için MTS, toplu açılışın en sık görüldüğü alanlardan biridir. Bir alacağın MTS kapsamında olup olmadığı kanundaki tanımlara göre değerlendirilmelidir.
Toplu takipten önce: Veri hazırlığı
Toplu takipte hataların büyük kısmı açılış anında değil, verinin hazırlanması sırasında doğar. Açılıştan önce şu kontrolleri yapmak çoğu sorunu baştan önler:
- Kimlik bilgileri: TC kimlik numarası ve vergi numaralarının biçim olarak doğru olduğundan emin olun. Şirket borçlularda unvan ve MERSİS bilgisi eksiksiz olmalı.
- Adres: Takip talebindeki adres güncel mi? Eski bir adresle açılan takip, tebligat aşamasında zaman kaybettirir.
- Alacak kalemleri ve faiz: Asıl alacak, işlemiş faiz, faiz türü ve başlangıç tarihi müvekkilin verisiyle tutarlı olmalı.
- Yetkili icra dairesi: Dosyaların doğru icra dairesine gideceği kontrol edilmeli.
- Vekâlet ve belgeler: Vekâletnamenin ve takibe dayanak belgelerin hazır olması gerekir.
- Harç ve masraf bütçesi: Çok sayıda dosyada toplam harç ve masraf tutarı önceden hesaplanmalı, ödeme planlanmalıdır.
Büyük partilerde önce küçük bir deneme partisiyle başlamak, formattan ya da veriden kaynaklanan sorunları erken görmeyi sağlar.
Takip sonrası: Tekrarlayan talepler
Takip açıldıktan sonra her dosya benzer aşamalardan geçer ve bu aşamalarda benzer talepler gönderilir. Sık görülen örnekler:
- Bilinen adreste tebligat yapılamadığında adres araştırması ve adres kayıt sistemindeki adrese tebligat talebi,
- Takip kesinleştikten sonra maaş haczi, araç haczi gibi haciz talepleri,
- Üçüncü kişilere haciz ihbarnamesi gönderilmesi talebi,
- Masraf, dosya hesabı ve benzeri işlemlere ilişkin talepler.
Portalda talepler dosyaya evrak olarak, e-imzayla gönderilir. Talebin metni çoğunlukla bir şablondan üretilir; değişen kısım dosya bilgisi ve borçlu bilgisidir. Bu yapı, talep işlemlerini toplu yürütmeye çok uygundur.
Toplu talebi düzenli yürütmek için bir akış
- Şablonları standartlaştırın: Her talep türü için onaylı bir metin belirleyin. Metindeki değişken alanlar (dosya numarası, borçlu adı, işveren, plaka) açıkça tanımlı olsun.
- Dosyaları kurala göre seçin: “Takibi kesinleşmiş ve SGK kaydı bulunan dosyalar” gibi kurallarla hangi dosyalara hangi talebin gideceğini belirleyin.
- Gönderim öncesi kontrol edin: Mükerrer talepleri, daha önce aynı talebin gönderildiği dosyaları ve masraf yetersizliği olan dosyaları ayıklayın.
- İmzalayıp gönderin: Talepler avukatın e-imzasıyla dosyalara gönderilir.
- Sonucu izleyin: Hangi talebin hangi dosyada ne zaman gönderildiği ve sonucunun ne olduğu kayıt altında tutulmalıdır.
Dikkat edilmesi gereken riskler
- Yanlış dosyaya talep: Toplu işlemde bir eşleştirme hatası birçok dosyayı birden etkiler. Seçim kurallarını ve önizlemeyi ciddiye alın.
- Mükerrer talep: Aynı talebin aynı dosyaya tekrar gönderilmesi icra müdürlüğünün iş yükünü artırır ve masraf doğurabilir.
- Ödeme saatleri: Basına yansıyan Bakanlık duyurularına göre her gün 23:30 ile 00:15 arasında vezne kontrolleri nedeniyle ödeme gerektiren işlemler yapılamıyor; evrak gönderme ve dosya inceleme bu saatlerde de açık. Harç ödemesi gerektiren toplu işlemleri bu aralığa denk getirmeyin.
- Portal güvenlik kuralları: İnsan hızının üzerinde işlem yapılması ya da aynı e-imzayla farklı IP adreslerinden eş zamanlı giriş, erişimin geçici olarak engellenmesine yol açabiliyor. Toplu işlemlerin temposunu bu kurallara göre planlayın.
Sık sorulan sorular
Toplu takipte bir dosyada hata çıkarsa ne olur?
Hatalı kayıt, hatanın niteliğine göre açılış sırasında kabul edilmeyebilir ya da hatalı bilgiyle açılan takip sonradan düzeltme gerektirebilir. Her iki durumda da hatanın kaynağını (veri mi, format mı) bulmak ve aynı hatanın partideki diğer dosyalarda da bulunup bulunmadığını kontrol etmek gerekir.
Toplu talepler için ayrı bir e-imza gerekir mi?
Hayır. Talepler, dosyada vekil olan avukatın kendi e-imzasıyla gönderilir. Önemli olan, imzanın aynı anda birden fazla yerde kullanılmaması ve işlemlerin kayıt altında tutulmasıdır.
Hangi talepler topluca gönderilmeye uygundur?
Metni şablona dayanan ve seçim kuralı net olan talepler en uygun olanlardır: adres kayıt sistemindeki adrese tebligat, maaş haczi, araç haczi gibi. Dosyaya özgü değerlendirme gerektiren talepler ise tek tek ele alınmalıdır.
Asistan34 ile bu iş nasıl kolaylaşır?
Asistan34’ün UYAP’ta toplu takip ve talep oluşturma özelliği, yukarıdaki akışın ofis içinde tek bir yapıda yürütülmesine yardımcı olur:
- MTS toplu takip açılışları ve toplu takip açılışları,
- Toplu talep işlemleri,
- Takyidat raporları.
Takip ve talep süreçleri, UYAP entegrasyonu üzerinden MERNİS, SGK ve EGM sorgu sonuçlarıyla birlikte kullanılabilir. Örneğin SGK kaydı çıkan borçlular için hazırlanacak talepler, sorgu sonucuna göre listelenebilir. İşlemler için ihtiyacınız olan, avukatın kendi UYAP imzasıdır.
2010’dan bu yana 81 ilde 500’ü aşkın avukatlık ve icra ofisine hizmet veriyoruz. Dosya hacminize uygun bir kurgu için bizimle iletişime geçebilir ya da demo talep edebilirsiniz.